10 điều cần lưu ý khi ký hợp đồng xây nhà tránh phát sinh chi phí

Khi ký hợp đồng xây nhà, gia chủ cần kiểm tra kỹ phạm vi công việc, cách tính diện tích, đơn giá, vật liệu, tiến độ và điều kiện thanh toán. Mọi thỏa thuận quan trọng nên được thể hiện bằng văn bản thay vì chỉ trao đổi miệng. Hợp đồng càng chi tiết, gia chủ càng dễ kiểm soát chi phí, chất lượng và trách nhiệm của nhà thầu trong suốt quá trình thi công.

Dưới đây là 10 lưu ý quan trọng trước khi ký hợp đồng xây nhà mà gia chủ nên kiểm tra.

1. Thông tin và năng lực nhà thầu phải được xác minh

Trước khi xem xét đơn giá, gia chủ cần xác định đơn vị ký hợp đồng có tư cách pháp lý và đủ năng lực thực hiện công trình. Việc kiểm tra này giúp hạn chế rủi ro ký với đội thợ tự phát hoặc người không có thẩm quyền đại diện cho doanh nghiệp.

Thông tin trong hợp đồng cần thể hiện rõ:

• Tên doanh nghiệp hoặc cá nhân nhận thầu.
• Mã số thuế, địa chỉ và thông tin liên hệ.
• Người đại diện ký hợp đồng và chức vụ.
• Tài khoản nhận thanh toán.
• Địa chỉ công trình và thông tin chủ đầu tư.
• Người trực tiếp phụ trách kỹ thuật tại công trường.

Gia chủ nên tham khảo các công trình nhà thầu đã thực hiện, hồ sơ năng lực và phản hồi của khách hàng cũ. Nếu có thể, hãy đến xem một công trình đang thi công để đánh giá cách tổ chức nhân sự, quản lý vật tư và bảo đảm an toàn.

2. Phạm vi công việc phải được liệt kê cụ thể

Phạm vi thi công của mỗi nhà thầu có thể khác nhau. Vì vậy, trước khi quyết định có nên xây nhà trọn gói, gia chủ cần kiểm tra kỹ những hạng mục đã bao gồm trong báo giá, đồng thời xác định các công việc phải tự thực hiện hoặc thanh toán riêng

Các công việc cần được xác định cụ thể gồm:

• Khảo sát hiện trạng và địa chất.
• Thiết kế kiến trúc, kết cấu và hệ thống điện nước.
• Thực hiện thủ tục xin giấy phép xây dựng.
• Phá dỡ và vận chuyển phế thải.
• Thi công móng, khung, tường và mái.
• Chống thấm, lắp đặt điện và cấp thoát nước.
• Hoàn thiện sơn, lát nền, trần, cửa và thiết bị.
• Vệ sinh, nghiệm thu và bàn giao công trình.
• Lập hồ sơ hoàn công nếu có thỏa thuận.

Các hạng mục như ép cọc, gia cố móng, đấu nối điện nước, nội thất rời, sân vườn hoặc thang máy cũng phải được ghi rõ trong hợp đồng. Gia chủ nên tránh những nội dung chung chung như “thi công theo thực tế” vì không đủ căn cứ xác định khối lượng, chi phí và trách nhiệm khi phát sinh.

3. Hồ sơ thiết kế cần được chốt trước khi ký

Bản vẽ là căn cứ để nhà thầu bóc tách khối lượng, dự toán chi phí và tổ chức thi công. Nếu ký hợp đồng khi thiết kế chưa hoàn thiện, gia chủ có thể phải điều chỉnh công năng, kết cấu hoặc vật liệu trong quá trình xây dựng nhà trọn gói. Đây là nguyên nhân phổ biến làm tăng chi phí và kéo dài tiến độ.

Trước khi ký, hai bên nên thống nhất đầy đủ:

• Bản vẽ mặt bằng và phối cảnh kiến trúc.
• Hồ sơ kết cấu móng, cột, dầm, sàn và mái.
• Bản vẽ cấp thoát nước, điện và chiếu sáng.
• Vị trí điều hòa, bình nóng lạnh và thiết bị kỹ thuật.
• Chi tiết cửa, cầu thang, lan can và khu vệ sinh.
• Danh mục vật liệu hoàn thiện dự kiến.

Hợp đồng cần dẫn chiếu rõ bộ bản vẽ, ngày phát hành và số trang đính kèm. Nếu thay đổi thiết kế sau khi ký, hai bên phải lập biên bản xác nhận ảnh hưởng đến khối lượng, chi phí và thời gian thi công.

4. Đơn giá và cách tính diện tích phải minh bạch

Gia chủ nên hiểu rõ cách tính chi phí xây nhà theo diện tích quy đổi hoặc dự toán bóc tách trước khi so sánh báo giá giữa các nhà thầu. Một đơn giá thấp chưa chắc tạo ra tổng chi phí thấp nếu hệ số tính móng, mái, sân hoặc tầng hầm cao hơn.

Hợp đồng cần xác định công trình được tính theo đơn giá trên diện tích quy đổi hay theo dự toán bóc tách khối lượng. Nếu tính theo mét vuông, phải có bảng diện tích riêng cho từng bộ phận.

Ngoài ra, cần ghi rõ đơn giá đã bao gồm nhân công, vật tư, máy móc, vận chuyển, quản lý công trường và thuế VAT hay chưa. Tổng giá trị tạm tính và nguyên tắc quyết toán cũng phải được thể hiện cụ thể.

5. Danh mục vật liệu cần ghi rõ thương hiệu và mã sản phẩm

Vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, thẩm mỹ và tuổi thọ công trình. Nếu hợp đồng chỉ ghi “vật liệu loại tốt” hoặc “thiết bị tương đương”, nhà thầu có thể lựa chọn sản phẩm khác với kỳ vọng của gia chủ.

Phụ lục vật liệu xây nhà trọn gói cần ghi rõ thương hiệu, mã sản phẩm, xuất xứ, quy cách và tiêu chuẩn kỹ thuật của từng loại. cụ thể như sau:

• Tên vật liệu và thương hiệu.
• Mã hoặc dòng sản phẩm.
• Xuất xứ.
• Quy cách và kích thước.
• Màu sắc hoặc mẫu đã duyệt.
• Tiêu chuẩn kỹ thuật cần đáp ứng.
• Đơn vị tính và khối lượng dự kiến.

Danh mục này nên bao gồm thép, xi măng, cát, đá, gạch xây, vật liệu chống thấm, dây điện, ống nước, sơn, gạch ốp lát, cửa và thiết bị vệ sinh.

Trong trường hợp sản phẩm hết hàng, nhà thầu không được tự ý thay thế. Vật liệu mới phải có chất lượng và giá trị tương đương hoặc cao hơn, đồng thời được gia chủ chấp thuận bằng văn bản trước khi đưa vào công trình.

6. Tiến độ phải gắn với từng mốc thi công

Hợp đồng chỉ ghi ngày khởi công và ngày hoàn thành là chưa đủ. Gia chủ cần yêu cầu lập tiến độ theo từng giai đoạn để có căn cứ theo dõi khối lượng và xác định trách nhiệm khi công trình bị chậm.

Các mốc chính có thể gồm:

1. Chuẩn bị mặt bằng và định vị công trình.
2. Thi công móng và công trình ngầm.
3. Hoàn thành kết cấu từng tầng.
4. Xây, trát và lắp đặt điện nước âm.
5. Chống thấm và hoàn thiện bề mặt.
6. Lắp đặt cửa, thiết bị và hệ thống kỹ thuật.
7. Vệ sinh, nghiệm thu và bàn giao.

Hợp đồng cũng cần quy định trường hợp được gia hạn như thiên tai, yêu cầu tạm dừng của cơ quan có thẩm quyền hoặc thay đổi thiết kế từ phía chủ đầu tư. Những lý do chung chung như thiếu nhân công hoặc thiếu vật tư không nên mặc nhiên được xem là sự kiện bất khả kháng.

Mức phạt chậm tiến độ phải có cách tính rõ ràng, căn cứ áp dụng và giới hạn trách nhiệm. Đồng thời, cần quy định biện pháp xử lý khi nhà thầu thi công sai bản vẽ, sử dụng sai vật liệu hoặc không khắc phục lỗi đúng thời hạn.

7. Thanh toán phải dựa trên khối lượng đã nghiệm thu

Thanh toán theo tiến độ thực tế giúp gia chủ kiểm soát dòng tiền và tạo cơ sở để nhà thầu duy trì cam kết. Không nên ứng trước tỷ lệ quá lớn khi vật tư chưa được tập kết hoặc công việc chưa bắt đầu.

Mỗi đợt thanh toán cần gắn với một mốc hoàn thành cụ thể, chẳng hạn hoàn thành móng, kết cấu từng tầng, phần xây trát hoặc phần hoàn thiện. Hồ sơ thanh toán nên có biên bản nghiệm thu khối lượng và xác nhận của hai bên.

Gia chủ có thể thỏa thuận giữ lại khoảng 3–5% giá trị hợp đồng đến khi công trình được bàn giao, các lỗi nghiệm thu đã được khắc phục và hồ sơ liên quan được hoàn tất. Tỷ lệ cụ thể cần phù hợp với quy mô công trình và được ghi trực tiếp trong hợp đồng.

8. Mọi chi phí phát sinh phải được phê duyệt trước

Phát sinh không chỉ đến từ việc tăng khối lượng mà còn có thể xuất hiện khi đổi vật liệu, điều chỉnh công năng hoặc gặp điều kiện nền đất khác với dự kiến. Hợp đồng cần phân biệt rõ phát sinh do yêu cầu của gia chủ, do sai sót của nhà thầu và do điều kiện khách quan.

Một khoản phát sinh chỉ nên được thực hiện sau khi có:

• Mô tả công việc cần bổ sung.
• Khối lượng phát sinh.
• Đơn giá và tổng chi phí.
• Ảnh hưởng đến tiến độ.
• Chữ ký hoặc xác nhận hợp lệ của hai bên.

Không nên chấp nhận nguyên tắc “thi công trước, quyết toán sau”. Nếu nhà thầu thực hiện ngoài phạm vi mà chưa được gia chủ phê duyệt, hợp đồng cần quy định rõ trách nhiệm thanh toán.

Đối với hợp đồng theo đơn giá cố định hoặc trọn gói, các trường hợp được điều chỉnh giá cũng phải nêu cụ thể. Điều này giúp tránh tình trạng báo giá ban đầu thấp nhưng liên tục bổ sung chi phí trong quá trình thi công.

9. Nghiệm thu và bảo hành phải có quy trình cụ thể

Công trình nên được nghiệm thu theo từng giai đoạn thay vì chờ đến khi hoàn thiện toàn bộ. Những phần bị che khuất như cốt thép, đường điện nước âm, chống thấm hoặc kết cấu móng cần được kiểm tra và lập biên bản trước khi chuyển bước.

Hợp đồng cần quy định:

• Tiêu chuẩn và bản vẽ dùng làm căn cứ nghiệm thu.
• Thành phần tham gia nghiệm thu.
• Thời hạn nhà thầu sửa lỗi.
• Hồ sơ, hình ảnh và biên bản phải bàn giao.
• Điều kiện nghiệm thu hoàn thành công trình.
• Thời điểm bắt đầu tính bảo hành.

Thời gian bảo hành nên được tách cho phần kết cấu, chống thấm, hoàn thiện và thiết bị lắp đặt. Đồng thời, cần ghi rõ đầu mối tiếp nhận, thời gian phản hồi và trách nhiệm chi trả chi phí sửa chữa nếu lỗi thuộc về nhà thầu.

10. Trách nhiệm, an toàn và chấm dứt hợp đồng phải rõ ràng

Trong quá trình thi công, nhà thầu cần chịu trách nhiệm quản lý nhân công, an toàn lao động, vệ sinh công trường và ảnh hưởng đến các công trình liền kề. Gia chủ nên yêu cầu khảo sát, chụp ảnh hiện trạng nhà bên cạnh trước khi khởi công để có căn cứ xử lý nếu xảy ra nứt, lún hoặc thấm.

Hợp đồng cũng cần xác định:

• Người có quyền ra quyết định tại công trường.
• Tần suất báo cáo tiến độ.
• Trách nhiệm bảo vệ vật tư và thiết bị.
• Chi phí điện, nước phục vụ thi công.
• Trách nhiệm khi xảy ra tai nạn hoặc thiệt hại cho bên thứ ba.
• Điều kiện tạm dừng và chấm dứt hợp đồng.
• Cách xác định khối lượng khi thanh lý trước hạn.
• Phương thức thương lượng và giải quyết tranh chấp.

Gia chủ cần đọc kỹ phần quyền chấm dứt hợp đồng. Điều khoản này giúp xử lý trường hợp nhà thầu tự ý ngừng thi công, chậm tiến độ kéo dài, sử dụng sai vật liệu hoặc không khắc phục các vi phạm đã được thông báo.

Hùng Anh Groups tư vấn những lưu ý khi ký hợp đồng xây nhà

Nắm rõ những lưu ý khi ký hợp đồng xây nhà giúp gia chủ kiểm soát phạm vi thi công, vật liệu, tiến độ và chi phí ngay từ đầu. Hợp đồng càng chi tiết thì trách nhiệm của mỗi bên càng rõ ràng, đồng thời hạn chế tranh chấp và các khoản phát sinh ngoài dự toán.

Hùng Anh Groups hỗ trợ gia chủ từ khảo sát, thiết kế, lập dự toán đến thi công và bàn giao công trình. Trước khi ký hợp đồng, các hạng mục công việc, bảng vật tư, tiến độ, phương thức thanh toán và chính sách bảo hành đều được thống nhất cụ thể. Liên hệ Hùng Anh Groups để được tư vấn phương án xây dựng và chuẩn bị hợp đồng phù hợp với nhu cầu thực tế.