Thủ tục cấp phép sửa chữa bắt đầu từ việc xác định phạm vi cải tạo và điều kiện của căn nhà. Hồ sơ xây thêm tầng khác với sửa lớp hoàn thiện; phá dỡ toàn bộ để xây lại cũng cần xem xét theo trường hợp xây mới. Hùng Anh Groups sẽ hướng dẫn gia chủ kiểm tra điều kiện, chuẩn bị giấy tờ và lựa chọn đúng thủ tục để hạn chế phải bổ sung hồ sơ nhiều lần.
Xác định đúng trường hợp và loại giấy phép cần xin
Trước khi thuê thiết kế hoặc lập đơn, cần xác định công việc là xây mới, sửa chữa hay được miễn giấy phép. Tên gọi “sửa nhà” không thể hiện đầy đủ phạm vi thi công.
Các trường hợp cần xin cấp phép sửa chữa, cải tạo
Với nhà không thuộc một diện miễn khác, những phương án sau thường phải xin phép:
| Phương án dự kiến | Yếu tố cần kiểm tra |
| Can thiệp móng, cột, dầm, sàn hoặc tường chịu lực | Ảnh hưởng đến an toàn kết cấu |
| Nâng tầng, mở rộng, cơi nới ban công | Thay đổi quy mô và tải trọng |
| Chuyển nhà ở sang chức năng khác | Thay đổi mục đích, công năng sử dụng |
| Cải tạo mặt ngoài tiếp giáp đường đô thị có yêu cầu quản lý kiến trúc | Vị trí và quy định kiến trúc áp dụng |
Các trường hợp được miễn giấy phép
Theo điểm h khoản 2 Điều 43, sửa bên trong hoặc sửa mặt ngoài thuộc vị trí được miễn phải đồng thời giữ nguyên mục đích, công năng, không ảnh hưởng an toàn kết cấu và đáp ứng yêu cầu về phòng cháy, môi trường, kết nối hạ tầng.
Sơn tường bên trong, thay lớp ốp lát, sửa trần trang trí hoặc chống thấm nhà thường thuộc nhóm này nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện. Đập tường hay thay mái phải kiểm tra phương án cụ thể.
Điểm g còn quy định diện miễn cho một số nhà ở riêng lẻ dưới 7 tầng, tổng diện tích sàn dưới 500 m² và nằm ngoài toàn bộ khu vực được liệt kê trong điều luật. Không thể chỉ dựa vào diện tích nhỏ hoặc vị trí nông thôn để xác định được miễn.
Kiểm tra điều kiện trước khi lập hồ sơ cấp phép
Giấy tờ nhà đất, quy hoạch và thiết kế cần được kiểm tra kỹ trước khi nộp. Những thông tin này sẽ quyết định phương án có thể triển khai và tài liệu phải chuẩn bị.
1. Giấy tờ nhà đất và quyền thực hiện công việc
Đối chiếu người đứng tên, mục đích sử dụng đất, địa chỉ, ranh giới và diện tích trên giấy tờ với thực tế. Với nhà đồng sở hữu, nhà thuê hoặc người nộp thay, cần kiểm tra quyền thực hiện công việc và tài liệu liên quan.
Nhà cải tạo nên thu thập giấy phép, bản vẽ và hồ sơ cũ nếu có. Nếu hiện trạng khác hồ sơ, cần xác minh trước; không mặc định giấy phép mới sẽ giải quyết mọi sai lệch đã tồn tại.
2. Quy hoạch và yêu cầu quản lý kiến trúc
Khi xin giấy phép xây dựng cho nhà xây mới, nâng tầng hoặc mở rộng, cần đối chiếu chỉ giới, khoảng lùi, chiều cao, số tầng, mật độ và yêu cầu kiến trúc áp dụng cho vị trí căn nhà.
Riêng sửa chữa giữ nguyên quy mô, chức năng hiện hữu, Điều 51 Nghị định 217/2026/NĐ-CP không dẫn chiếu khoản 2 Điều 50 về sự phù hợp quy hoạch; vẫn phải đáp ứng các điều kiện còn lại được quy định. Vì vậy, không nên hiểu rằng mọi lần sửa nhà đều phải xin một văn bản xác nhận quy hoạch riêng.
3. Thiết kế và an toàn công trình
Thiết kế xây mới cần phối hợp kiến trúc, kết cấu và điện nước. Vị trí cầu thang, khu vệ sinh, đường thoát nước phải được tính cùng mặt bằng, tránh thay đổi sau khi hồ sơ đã hoàn thành.
Với cải tạo, nên khảo sát trước khi tháo tường, mở ô sàn hoặc nâng tầng. Ảnh hiện trạng không đủ để kết luận móng chịu được tầng mới. Nếu bạn cải tạo nhà phố, phương án cũng cần xét ảnh hưởng đến nhà liền kề, đường kỹ thuật và việc thoát nước sau sửa.
Chuẩn bị hồ sơ xây mới và hồ sơ sửa chữa nhà
Hai trường hợp có giấy tờ chung nhưng khác nhau về bản vẽ và tài liệu hiện trạng. Gia chủ cần dùng danh mục phù hợp với công việc dự kiến.
Hồ sơ xin giấy phép xây mới nhà ở riêng lẻ
Theo Điều 60 Nghị định 217/2026/NĐ-CP, hồ sơ gồm đơn theo Mẫu đơn xin sửa chữa nhà, giấy tờ hợp pháp về đất đai và hồ sơ thiết kế. Bộ bản vẽ thể hiện vị trí trên lô đất, mặt bằng các tầng, mặt đứng, mặt cắt, móng và đấu nối cấp điện, cấp thoát nước.
Hồ sơ còn có bản cam kết an toàn công trình liền kề; tài liệu về văn hóa, thẩm tra hoặc phòng cháy phải chuẩn bị khi thuộc trường hợp có yêu cầu.
Nên yêu cầu đơn vị thiết kế xác định đầy đủ tài liệu cần bàn giao, thay vì chỉ nhận mặt bằng và phối cảnh.
Hồ sơ xin cấp phép sửa chữa, cải tạo
Điều 61 quy định hồ sơ gồm đơn, giấy tờ hợp pháp về đất đai, bản vẽ hiện trạng phần dự kiến sửa, ảnh căn nhà và công trình lân cận, cùng thiết kế sửa chữa tương ứng. Ảnh có kích thước tối thiểu 10 × 15 cm.
Bản vẽ cần thể hiện được hiện trạng và phương án sau cải tạo. Chẳng hạn, khi sửa cầu thang, phải xác định vị trí cũ, vị trí mới và những bộ phận liên quan.
Không dùng ảnh phối cảnh thay cho hồ sơ thiết kế, cũng không đưa nguyên danh mục dành cho di dời công trình vào hồ sơ sửa nhà thông thường.
Kiểm tra tính thống nhất trước khi nộp
Địa chỉ, diện tích, số tầng, chiều cao và nội dung đề nghị phải khớp giữa đơn, giấy tờ và bản vẽ. Kiểm tra chữ ký, thông tin người thiết kế và chất lượng bản quét trước khi gửi.
Có thể tải biểu mẫu tại Phụ lục chính thức của Nghị định 217/2026/NĐ-CP. Mẫu số 01 có phần dành cho nhiều loại công trình; cần điền đúng phần tương ứng với xây mới hoặc sửa chữa, cải tạo.
Thực hiện thủ tục cấp phép từ nộp hồ sơ đến khởi công
Sau khi chuẩn bị hồ sơ, gia chủ cần nộp đúng cơ quan, theo dõi yêu cầu bổ sung và kiểm tra giấy phép trước khi thi công. Việc chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu giúp hạn chế phải sửa tài liệu hoặc thực hiện lại thủ tục.
Xác định cơ quan và nộp hồ sơ
Theo Điều 53 Nghị định 217/2026/NĐ-CP, UBND cấp xã có thẩm quyền cấp giấy phép cho nhà ở riêng lẻ của hộ gia đình, cá nhân trên địa bàn, trừ trường hợp thuộc phạm vi quản lý của các ban quản lý khu được quy định. Nếu cải tạo làm thay đổi cấp công trình, thẩm quyền được xác định theo cấp sau sửa chữa.
Cần phân biệt cơ quan cấp phép với bộ phận tiếp nhận hồ sơ. Địa phương có thể tổ chức tiếp nhận tại Bộ phận Một cửa hoặc trung tâm phục vụ hành chính công theo hướng dẫn đang công bố.
Điều 54 quy định nộp hồ sơ trực tuyến tại Cổng Dịch vụ công quốc gia. Khi có sự cố khách quan, đột xuất khiến không thể thực hiện trên môi trường điện tử, hồ sơ được tiếp nhận trực tiếp tại Bộ phận Một cửa hoặc qua bưu chính công ích theo quy định.
Khi nộp trực tuyến, nên kiểm tra từng tệp trước khi gửi: bản quét đọc được, bản vẽ đủ trang và tài liệu được đặt tên dễ nhận biết. Sau đó lưu mã hồ sơ, thông báo tiếp nhận và thông tin liên hệ đã đăng ký để theo dõi kết quả.
Theo dõi kiểm tra và bổ sung hồ sơ
Cơ quan tiếp nhận kiểm tra tài liệu và hướng dẫn hoàn thiện nếu hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu. Khi thẩm định, cơ quan cấp phép tiếp tục đối chiếu điều kiện, kiểm tra thực địa nếu cần và lấy ý kiến về các nội dung liên quan.
Đối với nhà ở riêng lẻ, trong thời hạn 03 ngày làm việc từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền phải tổ chức thẩm định và kiểm tra thực địa nếu cần thiết. Đây là một bước giải quyết hồ sơ, không phải thời hạn trả giấy phép.
Nếu nhận thông báo bổ sung qua thư điện tử hoặc tin nhắn, gia chủ cần chuyển ngay yêu cầu cho người phụ trách hồ sơ. Những nội dung liên quan đến diện tích, chiều cao hoặc kết cấu phải được sửa đồng bộ giữa đơn và bản vẽ.
Thời hạn bổ sung, hoàn thiện là 02 ngày làm việc kể từ khi nhận thông báo. Nếu bổ sung không đáp ứng yêu cầu, cơ quan thông báo lý do không cấp phép và người đề nghị phải thực hiện lại quy trình. Vì vậy, nên thống nhất người theo dõi hồ sơ và người phối hợp chỉnh sửa thiết kế trước khi nộp.
Thời hạn giải quyết và lệ phí
Đối với nhà ở riêng lẻ, thời hạn cấp giấy phép xây mới hoặc sửa chữa, cải tạo là 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Không tính mốc này từ lúc bắt đầu khảo sát, thuê thiết kế hoặc gửi một bộ hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu.
Để sắp xếp tiến độ, nên tách thời gian chuẩn bị giấy tờ, thiết kế và hoàn thiện hồ sơ khỏi thời gian cơ quan giải quyết thủ tục. Không nên huy động thợ hoặc đặt lịch tháo dỡ chỉ dựa trên ngày dự kiến nhận kết quả.
Lệ phí cấp phép áp dụng theo quy định địa phương và chính sách của hình thức nộp. Gia chủ cần kiểm tra mức thu đang công bố, không lấy mức của tỉnh, thành khác để lập dự toán.
Chi phí khảo sát, thiết kế và thuê hỗ trợ hồ sơ là những khoản dịch vụ riêng. Nếu sử dụng đơn vị tư vấn, thỏa thuận cần ghi cụ thể công việc, chi phí và trách nhiệm phối hợp khi có yêu cầu bổ sung.
Nhận giấy phép và kiểm tra trước khi thi công
Khi nhận kết quả, cần đối chiếu giấy phép với phương án đã thống nhất: địa chỉ, diện tích, số tầng, chiều cao và phạm vi sửa chữa. Kiểm tra cả bản vẽ được xác nhận kèm theo, không chỉ trang giấy phép.
Phiếu tiếp nhận hoặc giấy hẹn chưa thay thế giấy phép xây dựng. Với công trình thuộc diện phải xin phép, cần được cấp phép trước khi khởi công và thực hiện đúng nội dung được cấp.
Trước khi giao việc, nên cung cấp giấy phép và bản vẽ kèm theo cho nhà thầu. Nếu thay đổi phương án, cần kiểm tra trường hợp phải điều chỉnh giấy phép trước khi triển khai. Khi chưa thể khởi công theo thời hạn ghi trên giấy phép, phải đối chiếu yêu cầu gia hạn, tránh để giấy phép hết thời hạn khởi công.
